VOOR STAGIAIRS Design team WWF-NL © François Pierrel / WWF BE ONE WITH NATURE
HOME INHOUDSOPGAVE 05 06 08 10 WELKOM BIJ WWF-NL AANKOMST GEBOUW INDELING KANTOOR • • • • • 2 Waar moet je heen? Stilteruimtes Toiletten Koffie/thee/ warme chocolademelk Servicedesk 28 30 AAN HET WERK! • • • • • • • Communicatiekanalen Jira The Hive Sprints Meetings vanuit WWF-NL Merkpaspoort Hoe kom je aan bestanden? AFDELINGEN WWF-NL VRAGEN? 3
HOME WELKOM BIJ WWF-NL! Om je zo goed mogelijk te helpen bij de start van je stage, is een overzicht gemaakt van alles wat je moet weten om een vliegende start te kunnen maken. TEAM DESIGN Het is je eerste dag, waar kan je terecht? Bij je begeleiders: Levent Köseoglu Laurens Verhoeven lkoseoglu@wwf.nl lverhoeven@wwf.nl +31306937397 +31306937349 Voor de rest van jouw stage kun je bij diegene voor vragen terecht. En van je begeleider krijg je te horen wat je de eerste dag kan doen. 4 5 © Lilianne Koopmans
AANKOMST GEBOUW HOME © Lilianne Koopmans © Lilianne Koopmans Aangekomen bij het gebouw van WWFNL: en dan? De schuifdeuren gaan voor je open en je stapt de aankomsthal binnen. Grote kans dat je ontvangen wordt door de receptie. Deze zal je vertellen hoe het aanmelden gaat bij WWF-NL. Hier alvast EN DAN? WAAR MOET JE HEEN? Naar de Creative Studio! Hoe? 1. Ga de trap op (kijk uit, het kan glad zijn), dan Tip: WEES ER OP TIJD BIJ, WANT HET ZIJN FLEXWERKPLEKKEN :) links en direct door de glazendeur van kort de stappen: de Zuidpool 2. Side note: er zijn 2 werkplekken gereserveerd voor Daar zie je acht tafels staan rondom mooie video; dit is te zien aan de desktop die op de tafels staan. 1. Vul bij de tablet je voor- en achternaam in tropische planten (zie het bordje met een 2. Vul bij het kopje ontvanger in: de naam aap erop en: 8 plekken gereserveerd voor van je begeleider (op de eerste dag kun je de studio). Je mag zelf een werkplek kiezen. ‘Receptie’ invullen) Vergeet bij het weggaan niet om je af te melden! Je kunt je jas vervolgens op de kapstok hangen (hoeft niet). Die is te vinden links voorbij de koffieautomaten. 6 7
INDELING KANTOORRUIMTES HOME STILTERUIMTES Moet je een call maken en heb je een stilteruimte nodig? Zowel in de oostelijke- als westelijke vleugel is een hokje waar je rustig kunt zitten als je een call wil maken. Ook zijn er in beide vleugels ruimtes voor één persoon te vinden. naar de ramen toe staat, is links van het gebouw de westvleugel, en rechts de oostvleugel. De ruimtes op de eerste verdieping zijn ingedeeld op namen van landen (de westvleugel heeft namen van het westelijk halfrond, de oostvleugel heeft namen van het oostelijk halfrond). De ruimtes op de tweede verdieping De nood is hoog! Gelukkig is vanaf de Creative Studio in de westelijke vleugel de wc snel te bereiken: ga door de massiefhoutendeur heen en je ziet al gauw de wc aan de linkerkant verschijnen. Of ren omhoog, ga links door de dubbelen deuren heen en dan het eerste halletje links. Op de begane grond Tip: is naast de kapstok ook een invalidentoilet MOCHTEN DE VERGADERRUIMTES VOL ZIJN, KUN JE OOK OP DE BEGANE GROND DE TREINZITJES PROBEREN. Bonus tip: Wil je lekker relaxed zitten? Tegenover de Als je in de Creative Studio met je rug TOILETTEN ingang van de Creative Studio is de “huiskamer” waar je het jezelf lekker gemakkelijk kunt maken. te vinden. KOFFIE/THEE/WARME CHOCOLADEMELK Breng je eigen mok naar kantoor (wel zo aardig voor de natuur ;)), want beneden in de aankomsthal staan twee automaten waar je gratis drinken kan SERVICEDESK Mocht je tijdens je stage onverhoopt problemen pakken en er zijn geen papieren bekertjes. Soms heb je geluk en staat er nog iets lekkers (koekjes bijvoorbeeld) :). tegenkomen die met je laptop of de systemen van WWF-NL te maken hebben, stuur dan een mailtje naar de servicedesk. Die kunnen je verder helpen. Op de dinsdagen zijn ze aanwezig op kantoor (ze zitten in de westelijke vleugel achter een halfhoog, houten schot met plantjes erin). hebben namen van dieren. De begane grond heeft één conference ruimte: De Neushoorn, en de kantine. 8 9 © Rachael Gorjestani / Unsplash
INT RO DU C TI E / D E S I G N T E A M W W F-N L HOME AAN HET WERK! COMMUNICATIEKANALEN Binnen WWF-NL kun je via verschillende wegen communiceren met collega’s, namelijk via: • Microsoft Teams • Microsoft Outlook • Jira Als je thuis werkt is het makkelijk om mensen te bereiken via Teams (chat of bellen), zo ook je begeleider. Je kan Teams gewoon gebruiken, zoals je (misschien) gewend bent van je opleiding, dus bellen of chatten Geïnstalleerd op je werkplek met warme met collega's; je wordt niet per se toegevoegd aan een Team, tenzij thee, -koffie of -chocolademelk? Tijd om dit nodig is voor een opdracht. Via mail kun je natuurlijk ook collega’s bereiken. Alle communicatie die over een bepaalde opdracht gaat, de laptop op te starten! Van Natascha gebeurt via Jira. Zwaal heb je vooraf aan je stage © Lilianne Koopmans informatie gekregen over alle systemen waarmee WWF-NL werkt: WWF-NL Digital Workspace: de digitale omgeving waar alle apps in Tip: MOCHT JE EEN staan. Hier kun je o.a. vinden: COLLEGA ZOEKEN EN • De website van WWF-NL WEET JE NIET HOE DEZE • De website van WWF-International • Microsoft Teams • Microsoft Outlook (mail) LINKER ZIJ-MENU • Jira BIJ “ADRESBOEK”. • The Hive: de plek waar je duizenden foto’s en video’s kunt vinden DAAR ZIJN ALLE voor alles wat binnen WWF gemaakt wordt • Sharepoint: hierin worden binnen het bedrijf (grote) bestanden gedeeld ERUITZIET? KIJK BIJ DE WWF-NL DIGITAL WORKSPACE IN HET WERKNEMERS VAN WWF-NL TE VINDEN. 10 11 © Lilianne Koopmans
JIRA HOME Hoe kom je op het juiste Jira bord? Jira is een soort Trello (misschien ken je dit), maar dan net anders. Het wordt gebruikt om het werk te verdelen onder de medewerkers en stagiairs bij WWF-NL. Hierin staan tickets met alle klussen die in de creative studio binnenkomen en dit is de omgeving waarin wordt bijgehouden wat nog moet gebeuren, wat in progress is, waarop feedback moet komen en wat gedaan is. Voor iedere sprint staan in Jira tickets ingedeeld. Die tickets bevatten (als het goed is) een duidelijke briefing, waarmee je kunt starten. Mocht 1. Klik Jira aan via de WWF-NL Digital Workspace er iets onduidelijk zijn, stuur dan eerst een terugkoppeling naar degene die over de klus gaat (dit kun je vinden in de ticket bij “Aanmelder”). De aanmelder is vaak iemand van een andere afdeling binnen WWF-NL. Houd alle communicatie over opdrachten het liefste in de Jira tickets (via de comments) en tag iemand (@), zodat diegene een mail ontvangt 2. Klik in Jira bovenin in het menu op “Borden” 3. over de communicatie in het ticket. Kies: “CS board” Op de volgende pagina’s kun je vinden: • • Actieve sprints • Backlog • Tickets op eigen naam zetten • Werkwijze CS board • 12 Hoe kom je op het juiste Jira bord? Uren inschatten 13
HOME Actieve sprints Om een actieve sprint te zien klik je links in het zij-menu van Jira op “Actieve sprints”. Dit geeft het fijnste overzicht van de tickets waaraan wordt gewerkt in de huidige sprint. Klik dan bij “Quick filters” op jouw eigen naam om te zien welke tickets op jouw naam staan. Klik “Design” aan bij de Quick filters om de tickets te specificeren op alleen Design tickets. Design Backlog Quick filters Bij iedere nieuwe sprint (wordt op pagina 15 Ticket uitgelegd) kan het zijn dat er tickets in de Backlog staan (onderaan de pagina). Deze kun je ook vinden in het zij-menu. Aan het begin van iedere nieuwe sprint kun je het beste deze tickets naar de actieve Backlog sprint slepen (deze staat helemaal bovenaan). Actieve sprints Check de backlog: https://jira.wwf.nl/secure/ RapidBoard.jspa?rapidView=177&view=planning. nodetail&quickFilter=532&issueLimit=100# 14 15
HOME Werkwijze CS board Tickets op eigen naam zetten automatisch een scherm te zien. Vul hier een paar Waarschijnlijk valt het op dat de tickets op het CS Het kan zijn dat je een ticket van je stagebegeleider board ingedeeld zijn in vier kolommen: krijgt en dat die nog op zijn naam staat. Het is het • ticket waar je mee bezig bent in “In progress”. wanneer je stagebegeleider aangeeft dat het op zijn Toewijzen aan mij 1. Bij “Oplossing” vul je “Gedaan” in. 2. Bij “Gespendeerde tijd” vul je de hoeveelheid Done Dit spreekt een beetje voor zich, maar sleep de Side note: Wijs de ticket natuurlijk niet aan jezelf toe zaken in: Feedback • “Toewijzen aan mij”. In progress • de ticket onder het kopje: “Personen”, klik dan op: To do • beste om de ticket aan jezelf toe te wijzen (zie in naam moet blijven (met welke reden dan ook). middel, sleep je de ticket naar “Done”. Je krijgt dan tijd in die je nodig had om de opdracht uit te voeren 3. datum wanneer je bent gestart met het Verplaats deze naar “Feedback” als je de opdracht maken van de opdracht af hebt. 4. Tip: “Begonnen op” kun je aanpassen naar de Klik dan op “Done” om het op te slaan 1. Kies: “Gedaan“ STEM MET JE BEGELEIDER AF WANNEER JE JE WERK WEL EN NIET AAN HEM MOET LATEN ZIEN. MEESTAL IS HET FIJN ALS JE HET EERST LAAT CONTROLEREN DOOR 2. Hoe lang bezig geweest JE BEGELEIDER VOOR JE HET UPLOAD NAAR JIRA. 3. Wanneer begonnen Plaats alle documenten waarop feedback moet komen door stakeholders, in het ticket. Mocht dit bestand te groot zijn, vraag de stakeholder dan om een Sharepoint map. Als alle stakeholders akkoord zijn met het gemaakte 4. Done! 16 © Christin Hume / Unsplash 17
Fleepit Digital © 2021