Bulletin Kepegawaian Vol. 20 No. 2 Desember 2020 Aksi Nyata Organisasi Dalam Menghadapi Pandemi VOL. 20 NO. 2 - DESEMBER 2020 1
Pengantar Redaksi Assalamualaikum Wa Barakaatuh Warahmatullahi Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, karena atas karunian-Nya kami Tim Bulletin Kepegawaian Kantor Regional I BKN Yogyakarta dapat menyelesaikan Bulletin Kepegawaian Edisi tahun 2020 ini tepat pada waktunya kehadapan para pembaca sekalian. Pada tahun 2020 ini, pusat perhatian kita tertuju pada kejadian luar biasa yang sedang melanda dunia yakni pandemi Covid-19. Adanya pandemi ini telah memberikan dampak yang luar biasa pada semua lini tidak terkecuali pada aspek kepemerintahan. Skema work from home manjadi salah satu kebijakan yang ditetapkan pemerintah untuk mengurangi peningkatan kasus covid-19. Selain itu, pengaturan kebijakan work from office juga dijalankan secara ketat dan terstruktur sesuai dengan protokol kesehatan. Adanya pandemi ini juga telah membuka kepedulian semua pihak dalam upaya mengurangi beban masyarakat terdampak, tidak terkecuali yang dilakukan instansi pemerintah. Terkait hal tersebut, bulletin kepegawaian pada edisi kali ini sedikit banyak mengangkat topik mengenai kegiatankegiatan yang dijalankan Kantor Regional I BKN Yogyakarta yang bersinggungan dengan pandemi covid-19. Beberapa diantaranya seperti penyelenggaraan seleksi kompetensi dasar (SKD) dan seleksi kompetensi bidang Penanggung Jawab: Anjaswari Dewi Redaktur: Supriyanto 2 Editor: Ridlowi Desain Grafis: Hanif Rahmawan Photografer: Majid Setiawan Reporter: Hanum Sofia Nur M. BULETIN KEPEGAWAIAN (SKB) CPNS berbasis protokol kesehatan. Upaya Kanreg I BKN Yogyakarta dalam membantu masyarakat terdampak covid-19 dengan memberikan bantuan sosial juga menjadi informasi penting yang disajikan dalam bulletin kali ini. Kegiatan corporate social responsibility (CSR) ini sengaja kami angkat untuk memberikan dukungan moral kepada masyarakat terdampak, maupun dalam rangka memberikan motivasi kepada instansi pemerintah. Selain itu, kami juga menyuguhkan artikel-artikel menarik yang tentunya masih bersinggungan dengan tema pengelolaan administrasi pemerintahan di tengah pandemi, seperti Video Conference, work from home, dan juga pengawasan dan pengendalian kepegawaian. Tidak lupa, kami juga masih menyuguhkan konten ringan seperti wisata, renungan, dan materi konsultasi kepegawaian. Semoga dengan beragam informasi tersebut dapat memberikan tambahan informasi dan kenyamanan kepada pembaca sekalian. Akhir kata, semoga Bulletin Kepegawaian edisi kali ini mampu memberikan pencerahan bagi pembaca sekalian, dapat menjadi sumber inspirasi dalam menjalankan tugas sehari-hari. Selamat membaca dan menikmati informasi yang Bulletin Kepegawaian sajikan. Wassalamualaikum Warahmatullahi Wa Barakaatuh Redaksi Bulletin Kepegawaian menerima tulisan/artikel untuk dimuat dalam bulletin ini maupun di website Kanreg I BKN Yogyakarta. Semua tulisan yang masuk menjadi hak milik Bulletin Kepegawaian dan akan dilakukan proses editing tanpa mengurangi substansi dari materi. Panjang tulisan antara 1000-1200 kata, dikirim ke redaksi Bulletin Kepegawaian, Kanreg I BKN Yogyakarta, Jl. Raya Magelang Km. 7,5 Yogyakarta, Email: laporkanreg1bkn@gmail.com.
daftar ISI 04 07 AkSi Nyata Organisasi Dalam Menghadapi Pandemi 10 CPNS 2019: Seleksi dan Digitalisasi di Tengah Pandemi 13 Pembangunan Zona Integritas Kanreg I BKN Yogyakarta 15 17 19 22 Apresiasi Kinerja, Kanreg I BKN Berikan Penghargaan Kepada Instansi 24 26 27 KOMISI II DPR RI KUNJUNGI KANREG I BKN YOGYAKARTA Aplikasi SEMAR Menuju Layanan Paperless BAPPENAS GALI INFORMASI CPNS DAN WFH DI KANREG I BKN Pengukuran IP ASN di Wilayah Kerja Kanreg I BKN KANREG I BKN BERBAGI, WUJUDKAN KEPEDULIAN SOSIAL KANREG I BKN LANTIK 3 PEJABAT BARU KANREG I BKN FASILITASI UJIAN DINAS DAN PENYESUAIAN IJAZAH PEMKAB CILACAP 28 30 31 34 37 40 41 43 RAT 2019 KOPERASI SEDAR: JADIKAN PANDEMI TANTANGAN BARU BAGI KOPERASI PERINGATAN HUT KE-49 KORPRI WORK FROM HOME PADA INSTANSI PEMERINTAH STRATEGI PREVENTIF DAN REPRESIF DALAM PROSES PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN ASN VIDCON DAN PENGHEMATAN ANGGARAN NEGARA MUSIBAH WABAH PANDEMI COVID-19 PUNCAK BECICI DESTINASI WISATA YANG MENYATU DENGAN ALAM KONSULTASI KEPEGAWAIAN VOL. 20 NO. 2 - DESEMBER 2020 3
Aksi Nyata Organisasi Dalam Menghadapi Pandemi Pandemi Covid-19 yang melanda dunia pada awal tahun 2020 telah memberikan dampak yang luar biasa terhadap berbagai aspek kehidupan. Tidak hanya terkait kesehatan, pandemi ini juga telah memberi imbas pada aspek ekonomi, pendidikan, sosial budaya, bahkan keamanan suatu negara. Diketahui sejak 02 Maret 2020, kemunculan Covid-19 di Indonesia juga telah memberikan dampak khususnya pada aspek ekonomi, sosial, dan tentunya kesehatan. Tantangan berat tidak hanya dihadapi pemerintah namun juga dirasakan langsung oleh masyarakat. Semakin meningginya jumlah penderita yang terjangkit positif Covid-19 dari hari ke hari telah memacu semua lini melakukan aksi nyata untuk menanggulanginya. Dampak pandemi yang dirasakan oleh masyarakat tidak hanya terfokus pada lini kesehatan semata namun juga soal ekonomi terutama pada pemenuhan kebutuhan hidup masyarakat. Masyarakat tidak dapat mencari 4 BULETIN KEPEGAWAIAN nafkah seperti biasanya sehingga penghasilannya menurun bahkan tidak jarang mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK). Masyarakat yang terdampak langsung merupakan mereka yang mengandalkan pendapatan harian seperti tukang ojek, sopir angkutan umum, toko-toko, dan pedagang kaki lima. Dampak dari hilangnya mata pencaharian untuk mencari nafkah ini sangat berpengaruh bagi keluarga karena digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidup. Kesulitan ekonomi membuat beberapa keluarga tidak dapat memenuhi kebutuhan utama mereka seperti makan maupun kebutuhan harian rutin lainnya. Beberapa kebijakan telah diambil pemerintah dalam rangka mengurangi penularan virus Covid-19 maupun meningkatkan kemampuan masyarakat. Pemberlakuan pembatasan sosial berskala besar (PSBB), penetapan zona kewilayahan kategori terdampak, kampanye massif perihal adaptasi kebiasaan baru (AKB) seperti penggunaan masker,
jaga jarak, dan tetap berdiam diri di rumah (stay at home) menjadi opsi utama. Lamanya masa pandemi juga akhirnya memaksa pemerintah turut menskenario penggunaan anggaran negara yang lebih besar dalam menangani covid-19 maupun dampak yang ditimbulkan. Aspek lain yang terlihat, kejadian luar biasa pandemi ini telah memantik partisipasi aktif dari masing-masing unsur yang ada, baik pemerintahan, lembaga swadaya masyarakat, maupun warga secara pribadi. Masing-masing lini berupaya memberikan sumbangsih sesuai dengan kemampuan dan kapasitas yang dimiliki baik pemikiran, fisik, hingga materi. Kanreg I BKN Peduli Sebagai bagian dari lembaga yang hadir ditengah-tangah masyarakat, kantor Regional I BKN Yogyakarta juga terpantik diri untuk turut andil dan berkontribusi menangani bencana Covid-19 sesuai dengan tugas dan kewenangan yang ada. Terdapat dua pendekatan utama dalam aksi ini yakni pendekatan formal kelembagaan dan pendekatan nor formal. Pendekatan formal dilakukan melalui skenario pengaturan ulang penggunaan anggaran belanja kantor yang in line secara strategis dalam penanggulangan penularan Covid-19. Sementara pendekatan non formal diupayakan melalui gerakan kepedulian dan kesadaran sosial dengan mengkoordinir partisipasi dari berbagai pihak. Langkah awal ini dilakukan melalui konsolidasi internal guna memastikan implementasi proses transisi adaptasi kebiasaan baru di kantor terlaksana dengan baik. Pembangunan tempat cuci tangan, pengadaan alat kesehatan untuk mendukung budaya 3 M, pemasangan atribut kampanye pembiasaan gaya hidup sehat, serta pemberian sosialisasi kesehatan untuk seluruh pegawai menjadi agenda utama. Aksi 3 M yakni memakai masker, mencuci tangan dengan sabun, dan menjaga jarak fisik menjadi kebiasaan baru yang digalakkan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa lingkungan kantor merupakan area yang steril, bebas dari penularan virus khususnya Covid-19. Aksi-aksi ini didukung dengan kebijakan pengaturan jam kerja dan masuk kantor bagi para pegawai melalui skema work from office (WFO) dan work from home (WFH). Selain itu, secara periodik VOL. 20 NO. 2 - DESEMBER 2020 5
juga dilakukan uji kesehatan berupa Rapid Test bagi setiap pegawai yang akan menjalankan tugas diluar kota maupun yang telah selesai menjalankan tugas dari luar kota. Katerkaitan dan sinergitas dari masing-masing aksi yang telah dijalankan merupakan akumulasi dari hasil yang diperoleh selama menghadapi pandemi ini. Berkat dukungan dari semua lini, patut disyukuri bahwa Kantor Regional I BKN Yogyakarta termasuk dalam kantegori nihil kasus penularan Covid-19 untuk ukuran instansi pemerintah. Sejauh ini tidak terdapat kasus penularan di lingkungan Kanreg I BKN Yogyakarta. Hal ini merupakan hasil kerja keras dan komitmen dari semua unsur yang ada sehingga upaya membumikan kebiasaan hidup bersih dan sehat mengakar kuat di kantor. Terdapat kesadaran dari setiap pegawai untuk selalu memakai masker, mencuci tangan dengan sabun, dan juga menjaga jarak satu sama lainnya saat berinteraksi di kantor. Tidak berhenti sampai disitu, langkah Kanreg I BKN Yogyakarta dalam mendukung penanganan pandemi juga dilakukan melalui kegiatan kepedulian sosial sebagai bagian dari corporate social responsibility (CSR). Ini merupakan aksi nyata untuk turut serta membantu masyarakat yang secara ekonomi terdampak langsung dari Covid-19. Mereka yang memang secara ekonomi sangat membutuhkan dikarenkan menurunnya penghasilan atau bahkan hilangnya sumber pencaharian. Pada tanggal 22 April 2020 Kanreg I BKN Yogyakarta menyelenggarakan bakti sosial peduli Covid-19 dengan memberikan 100 paket bantuan sembako yang diserahkan secara simbolis oleh Kepala Kanreg I BKN, Anjaswari Dewi. Para penerima bantuan ini merupakan masyarakat yang ada disekitar lingkungan kantor dari berbagai lapisan seperti tukang ojek, tukang parkir, pedagang, dan lain sebagainya. Paket sembako ini digagas secara mandiri tanpa menggunakan anggaran kantor, merupakan aksi swadaya. Keterlibatan dalam kegiatan pemberian sembako ini merupakan kontribusi dari berbagai pihak baik unsur pegawai, Korpri, Koperasi, hingga Masjid AlKhidmah Kanreg I BKN Yogyakarta. Disamping menjalankan kegiatan secara mandiri, Kanreg I BKN Yogyakarta juga turut serta 6 BULETIN KEPEGAWAIAN dalam program bersama lintas lembaga yang ada di DIY. Salah satunya, melalui pembagian masker ke para pedagang pasar yang ada di Bringharjo bentuk bekerjasama dengan Badan Penanggulangan Bercana Daerah (BPBD) DIY. Semua ikhtiar yang telah dijalankan Kanreg I BKN Yogyakarta baik secara internal maupun eksternal merupakan bukti bakti lembaga terhadap lingkungan dan fenomena yang sedang menggejala. Semoga langkah kecil ini dapat menjadi salah satu simpul dari upaya bersama mengurangi dan memupus pandemi yang hingga saat ini belum diketahui kapan dapat diakhiri. Rdl
Aplikasi SEMAR Menuju Layanan Paperless Kanreg I BKN Yogyakarta terus berupaya dalam memperbaiki kualitas layanan dengan mengevaluasi proses bisnis yang telah dijalankan. Selain itu, beragam terobosan baru juga tengah digalakkan untuk menjembatani langkah-langkah aktif dalam rangka peningkatan pelayanan. Hal ini dimaksudkan untuk semakin memudahkan serta menyederhanakan mekanisme kerja sehingga para pemangku kepentingan dapat terlayani secara maksimal. Kanreg I BKN Yogyakarta sebagai kantor regional pertama sekaligus tertua, secara simultan telah berupaya menghadirkan beragam perubahan mendasar dalam merespon tuntutan kebutuhan stakeholder yang terus berkembang. Hal ini ditandai dengan beragam terobosan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan khususnya dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepegawaian, yang salah satunya melalui aplikasi SEMAR (Sistem Informasi Manajemen ASN Terrekonsiliasi). Aplikasi SEMAR ini dihadirkan untuk semakin meningkatkan kualitas layanan kepegawaian khususnya pada proses pengusulan Kenaikan Pangkat (KP) maupun Pensiun. Dalam perkembangannya, SEMAR digadang-gadang untuk melebarkan sayap dalam mendukung administrasi kepegawaian lainnya seperti Pindah Wilayah Kerja,Pensiun Janda/Duda, Karpeg/Karis/karsu secara digital. Kepala Kanreg I BKN Yogyakarta Anjaswari Dewi menyatakan, aplikasi SEMAR merupakan produk unggulan terbaru yang saat ini tengah dicanangkan Kanreg I BKN. SEMAR merupakan media pendukung dari aplikasi Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) yang selama telah VOL. 20 NO. 2 - DESEMBER 2020 7
digunakan dalam proses pelayanan administrasi kepegawaian. Jika beberapa waktu terakhir ini telah digunakan strategi dengan meminimalkan berkas fisik dalam dokumen usulan KP dan pensiun melalui mekanisme lesspaper, maka melalui SEMAR proses layanan kepegawaian diharapkan semakin sempurna menuju usulan yang sudah tidak menggantungkan pada berkas fisik (paperless). Kepala Kanreg I BKN berharap dengan hadirnya SEMAR ini akan semakin memudahkan para pengelola dalam mengurus adminsitrasi kepegawaian. “Semoga dengan hadirnya aplikasi SEMAR ini dapat memperlancar proses pelayanan kenaikan pangkat maupun pensiun yang muaranya pada peningkatan pelayanan kepada PNS maupun stakeholder.”ungkap Kakanreg saat memberikan sambutan dalam acara sosialisasi Si SEMAR yang beberapa waktu yang lalu. Acara ini dihadiri oleh para perwakilan dari pengelola kepegawaian di 42 kabupaten/kota yang ada di wilayah kerja Kanreg I BKN yakni Jawa Tengah dan DIY. Mengenal SEMAR SEMAR merupakan aplikasi mandiri sebagai pendamping dari keberadaan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) yang selama ini telah digunakan dalam proses pelayanan kepegawaian. 8 BULETIN KEPEGAWAIAN Dalam aplikasi SEMAR setidaknya terdapat tiga (3) aktivitas utama yang akan dijalankan oleh seluruh stakeholder yakni adanya rekonsiliasi data, rekonsiliasi berkas, serta rekonsiliasi pelayanan melalui layanan audit dan supervisi. Sebelum produk SEMAR dihadirkan, penyelenggaraan fungsi pelayanan kepegawaian masih bersifat manual. Hal ini ditandai dengan proses usulan dari pihak Instansi (BKD) dengan melampirkan berkas usul sebagai bahan untuk memproses pelayanan kepegawaian yang dibutuhkan PNS. Selain itu, pada pola sistem manual juga kurang terjaga dari aspek keamanan karena bisa terjadi kehilangan berkas maupun redudansi permintaan berkas yang berulang-ulang. Pelayanan tidak ramah lingkungan, dengan tumpukan berkas membuat lingkungan tidak nyaman, ruangan kantor menjadi tidak sehat, tidak bersih serta tidak rapi. Dengan cara ini, proses pelayanan kepegawaian cenderung kurang optimal. Selain membutuhkan waktu yang lama karena harus datang langsung ke BKN membawa berkas usulan, kurang efisien dari segi biaya, serta kurang nyaman dan tidak rapi. Pada aspek dokumen, sistem manual juga membutuhkan ruang penyimpanan tata naskah luas sehingga kurang efisien. Banyak arsip arsip
yang tidak tertampung dalam lemari tata naskah dikarenakan terbatasnya ruang penyimpanan. Kini, untuk diperoleh pelayanan kepegawaian yang cepat, efisien, akuntabel dan transparan, telah dijalankan pelayanan kepegawaian berbasis paperles. Semua jenis layanan kepegawaian disampaikan secara digital. Caranya, cukup dengan mengupload data kepegawaian kedalam sistem aplikasi SEMAR, tanpa harus datang dan membawa berkas usulan ke BKN. Usulan yang telah ter-upload dalam sistem akan terjaga keamanannya, tidak akan terjadi permintaan berkas yang berulang-ulang karena data hilang, serta tidak terjadi penumpukan berkas sehingga lingkungan kerja menjadi lebih nyaman dan ramah lingkungan. “Usulan yang telah ter-upload dalam sistem akan lebih aman dan tidak akan terjadi permintaan berkas yang berulang-ulang karena data hilang ataupun tidak akan terjadi penumpukan berkas sehingga lingkungan kerja menjadi lebih nyaman tentunya ramah lingkungan menuju Go Green Goverment.”ungkap Kepala Kanreg. Ditambahkannya, dari aspek penyimpanan tata naskah kepegawaian pun menjadi lebih simple, mudah dicari dan tidak membutuhkan ruangan yang luas, sehingga ruangan-ruangan yanga ada dapat digunakan untuk kegiatan yang lebih bermanfaat. “Dari aspek penyimpanan tata naskah kepegawaian pun menjadi lebih simple, mudah dicari dan tidak membutuhkan ruangan yang luas, sehingga ruangan-ruangan yanga ada dapat digunakan untuk kegiatan yang lebih bermanfaat. Perubahan pelayanan kepegawaian yang berbasis berkas fisik menjadi pelayanan berbasis berkas digital inilah yang kami eksekusi melalui SEMAR.” jelas Kepala Kanreg. Untuk mendukung implementasi dan penetrasi dari SEMAR, maka dicanangkan pilot project kabupaten/kota yang menggunakan aplikasi SEMAR dalam usul administrasi kepegawaian. Kepada instansi daerah diberikan asistensi dan pelatihan yang dibutuhkan khususnya terhadap admin instansi melalui coaching clinic. Selain itu, secara periodik Tim IT Kanreg I BKN juga memberikan bantuan asistensi yang dibutuhkan terutama saat terdapat kendalan yang dialami pengelola SEMAR di instansi. Hingga akhir 2020 ini, penggunaan SEMAR telah menyasar pada seluruh instansi daerah kabupaten/kota yang ada di Jateng-DIY serta dua (2) instansi vertikal khususnya pada usul layanan kenaikan pangkat. Sementara pada layanan pensiun, SEMAR telah digunakan pada 27 instansi daerah dan lima (5) instansi vertikal. Kedepan, diharapkan penetrasi layanan digital ini dapat terus ditingkatkan pada instansi yang lebih banyak serta menyasar pada jenis layanan kepegawaian yang semakin banyak pula seperti layanan Pindah Wilayah Kerja,Pensiun Janda/Duda, Karpeg/Karis/Karsu. Ayo wujudkan kantor digital, Kanreg I BKN handal. Rdl VOL. 20 NO. 2 - DESEMBER 2020 9
Fleepit Digital © 2021